Jak napisać email po angielsku - przydatne zwroty i wskazówki

Jak napisać email po angielsku - przydatne zwroty i wskazówki

Dla większości z nas poczta elektroniczna jest najczęstszą formą komunikacji biznesowej, dlatego ważne jest, aby ją prawidłowo przeprowadzić. Chociaż emaile zazwyczaj nie są tak formalne jak listy, nadal muszą być profesjonalne, aby zaprezentować dobry wizerunek Ciebie i Twojej firmy.

Nadal istnieją pewne niejasności co do właściwego sposobu pisania wiadomości email po angielsku, odpowiedniego tonu i tego na przykład czy używać slangu, żargonu czy skrótów. Sprawdźmy zatem jakie są nowoczesne zasady pisania wiadomości email po angielsku.

Poznaj podstawy efektywnej komunikacji pisemnej w języku angielskim w sześciu prostych krokach.

1.     OKREŚL SWÓJ CEL

Jaki jest cel twojej wiadomości? Zastanów się nad tym, co piszesz i dlaczego. Określając swój cel, będziesz miał lepsze zrozumienie tego, co napisać i jak to napisać.

@dsmacinnes

2.     TRZYMAJ SIĘ ZASADY ‘THE KISS PRINCIPLE’.  Czyli CO?

Keep

It

Short and

Simple

Używaj prostych słów i krótkich zdań. Spójrz na te przykłady:

Przykład 1

Zamiast:

I should be grateful if you would be good enough to advise us.

 Napisz:

 Please let me know.

Przykład 2:

Zamiast:

 At the present moment in time

Napisz:

 Now

3.     STOSUJ TON KONWERSACYJNY

Pisząc biznesowe emaile po angielsku, ludzie zazwyczaj wybierają bardziej profesjonalny ton. Jednak w zależności od wiadomości, którą piszesz, preferowany może być ton konwersacyjny. Zwłaszcza gdy komunikujesz się z konsumentami, Twoje emaile powinny wyglądać tak, jakby napisała je osoba, a nie robot. Użycie tonu konwersacyjnego pomaga czytelnikom zaangażować się w to, co czytają i nawiązać z Tobą kontakt. 

@iamdarosaa

Zatem napisz tak, jakbyś chciał to samo powiedzieć. Wielu moich uczestników warsztatów mówi do mnie: "Och, ale to jest to, co bym powiedział. Nie mogę tego napisać w ten sposób, prawda?". Mówię im: "Tak, oczywiście, że możesz".  Spójrz na te przykłady:

Zamiast:

Your email of this morning refers …                                          

Napisz:

Thanks for your email.

Zamiast:

Could I please request your kind assistance in filing out the below survey for us.

Napisz:

I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.

4.      UŻYWAJ STRONY CZYNNEJ

Używanie strony czynnej wzmacnia Twoją wiarygodność i dodaje mocy Twoim pomysłom. Przeciwieństwem strony czynnej  jest strona bierna. Ma tendencję do używania większej ilości słów, aby powiedzieć to samo, osłabiając Twoje wypowiedzi. Strona bierna tworzy dystans pomiędzy Toba a odbiorcą wiadomości. Strona czynna jest bardziej osobista i naturalna.

Na przykład:

Zamiast:

Arrangements have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately.               

 Napisz:

I have arranged for a repeat order to be sent to you today.

Zamiast:

 The cause of your complaint has been investigated.

 Napisz:

I have looked into this matter.

5.     ODPOWIEDNIO DOBIERAJ SŁOWA

Biznesowe wiadomości email po angielsku są pełne specyficznych dla branży haseł ( żargonu) i skrótów. I choć słowa te są czasami nieuniknione, bardzo często używamy żargonu bez zastanowienia się nad tym czy słowa te zostaną zrozumiane przez naszego czytelnika. Zamiast żargonu spróbuj użyć prostych słów, które każdy czytający twojego emaila zrozumie. Niektóre skróty mogą mieć wiele znaczeń. Na przykład popularny skrót FYA, może oznaczać for your attention, ale również for your action, for your approval czy for your assistance. Jeden skrót, a tak wiele różnych znaczeń.

FYA

(jeden skrót, a tak wiele znaczeń)

FOR YOUR ATTENTION

FOR YOUR ACTION

FOR YOUR APPROVAL

FOR YOUR ASSISTANCE

6.     UŻYWAJ POZYTYWNEGO JĘZYKA

@nate_dumlao

Jedną z głównych wskazówek dotyczących pozytywnego pisania jest unikanie używania słowa "ale" tam, gdzie to możliwe. Ogólnie rzecz biorąc,  "ale" wymazuje wszystko, co było przed nim pozytywne. Czytelnik skupi się tylko na tym, co negatywne. Spójrz na te przykłady. Czy widzisz, o ile bardziej pozytywnie brzmi drugie zdanie?

-    We cannot do anything about your help problem.      

+ Unfortunately, we are unable to help you on this occasion.

-   This problem would not have happened if you had connected the wires properly.

+  The problem may be resolved by connecting the wires as shown in the handbook.

@georgie_cobbs