Internet stał się ważnym narzędziem dotarcia do klientów i budowania świadomości marki. Firmy spędzają dużo czasu ucząc się, jak najlepiej sprzedawać swoje produkty i usługi poprzez media społecznościowe i strony internetowe. Ale w tych wysiłkach , często nie udaje im się stworzyć prawdziwie znaczących relacji online z klientami i współpracownikami.

Stworzenie prawdziwych relacji online może mieć ogromne znaczenie w funkcjonowaniu całej organizacji, zwłaszcza gdy współpraca opiera się na komunikacji mailowej pomiędzy oddziałami rozlokowanymi w różnych miejscach na świecie, jak to często ma miejsce w przypadku procesów BPO czy SSC.

Zatem czy jest możliwe zbudowanie silnych relacji biznesowych, zwłaszcza gdy nigdy nie poznaliśmy personalnie osoby, do której piszemy email po angielsku? Oczywiście, nie jest to łatwe, ale jest to możliwe.

Na początek porównajmy te dwa e maile po angielsku. Który z nich pomoże Ci zrobić lepsze wrażenie i stworzyć lepszą więź?

Pierwszy email został napisany w bardzo formalny, sztywny sposób. Prawdopodobieństwo, że autor użyłby podobnego tonu np. podczas rozmowy jest bardzo małe. Nie jest konieczne używanie tak bardzo formalnego języka, aby przekazać informacje w sposób profesjonalny. Drugi email jest tego dobrym przykładem. Język jest nadal profesjonalny, aczkolwiek nie jest tak bardzo formalny i sztywny jak w pierwszej wiadomości. Z pewnością pomoże też w budowaniu relacji z klientem.

“It’s not what you say that’s the most important. It’s how you say it. This is the case in email too.”

Pisząc wiadomości email po angielsku, często mamy tendencje do bycia bardziej formalnym niż jest to potrzebne. W swoich wiadomościach email po angielsku staraj się używać naturalnego języka, w stylu konwersacyjnym, tak jak gdybyś mówił.

Oto 5 wskazówek, które można wykorzystać do budowania bardziej znaczących relacji biznesowych online.

1. Use the customer’s name.

Rozpocznij wiadomość od powitania, używając imienia odbiorcy, a na koniec podaj swoje imię.

2. Avoid jargon

Unikaj żargonu. Postaraj się nie używać słów, których klient może nie zrozumieć. Wyjaśnij zawiłe sformułowania w jasny i prosty sposób, używając codziennego języka.

3. Be friendly.

Bądź przyjazny. Bardzo często, my Polacy w komunikacji email, jesteśmy odbierani jako „unfriendly” lub nawet „rude”, a ton naszych email jako nieodpowiedni i mało profesjonalny. Nie jesteśmy przyzwyczajeni do używania takich zwrotów jak np.: I would appreciate if you could… ( co w wolnym tłumaczeniu brzmi mniej więcej; .: Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł …) Uważamy, że pisanie emaili w takim tonie, to już gruba przesada. Cóż, to co wydaje nam się grubą przesadą, jest po prostu standardem w języku angielskim. Na pewno nie chcesz być odebrany jako osoba nieprofesjonalna, lub nieuprzejma. Także uśmiechnij się (tak, możesz też uśmiechnąć się w swoich wiadomościach e-mail) i pokaż swój pozytywny stosunek, a z pewnością twoje starania zaprocentują.

4. Be confident and competent.

Bądź pewny siebie i kompetentny. Chyba lepiej być odebranym jako osoba kompetentna, niż niezdecydowana i niepewna.

5. Show empathy

Pokaż empatię. Pokaż, że doceniasz punkt widzenia drugiej strony lub jej problemy.

Ok, tyle w teorii. A jak to się ma w praktyce? Jakich słów i zwrotów używać , aby pomóc budować silne biznesowe relacje online.

Kilka przykładów zwrotów jak pokazać empatię w swoich wiadomościach email po angielsku.

• I’ll be pleased to help you sort out this issue.

• I appreciate your understanding in trying to resolve this issue.

• I hope I can shed some light on this soon.

• I see what you mean and can appreciate your concern.

• This has shown me a clearer perspective and I can see a true picture now.

• I’m happy to offer you an extra discount of 5 % in the circumstance.

Możesz też używać tzw. visual language. Poniżej kilka przykładów.

• Your suggestion looks good.

• This is all very clear to me now.

• I can see what you mean.

• This will now enable us to focus on our mutual goals.

• I would like to take a look at this issue from another perspective

A teraz spróbuj wykorzystać wiedzę i przykłady z tego posta w poniższym ćwiczeniu.

business English jak napisać email po angielsku.png

Możesz pobrać i wydrukować to ćwiczenie tutaj: Jak napisać maila po angielsku i zbudować silną relacje z klientem online? - ćwiczenie

Przykładowe odpowiedzi znajdziesz tutaj: Jak napisać maila po angielsku i zbudować silną relację online z klientem - odpowiedzi